L’état de la paie — comment la capacité, la conformité et le soutien aux employés évoluent
Il n’y a pas si longtemps, la paie se faisait à la main. Peux-tu imaginer? Des rames de papier dans des classeurs, des cartes de temps perforées et des chèques de paie manuscrits. Ils ont probablement même tamponné et posté tout à la main aussi. Mon Dieu.
Bien sûr, ils n’avaient pas beaucoup de choix — la paie est une fonction essentielle, et même si nous avons le luxe de toutes sortes de technologies pour accomplir le travail, ce n’était pas toujours le cas.
Même aujourd’hui, certains payeurs font encore des saisies manuelles dans des feuilles Excel — une pratique qui semblera bientôt aussi désuète que l’encre sur papier nous semble aujourd’hui.
Et pour la plupart, toute cette progression n’a pas beaucoup changé pour les travailleurs — certes, les choses sont un peu plus précises, et peut-être un peu plus ponctuelles en moyenne, mais la paie reste juste la paie (ce n’est pas comme s’ils étaient payés avant le jour de paie!).
Alors ça vaut la peine de demander—
- Comment la technologie a-t-elle transformé le monde de la paie, et comment les entreprises peuvent-elles suivre ces changements dans un milieu de travail en évolution rapide?
- Comment vous adaptez-vous à plus de travailleurs à distance et à plus d’employés dans différents pays, chacun avec des considérations juridiques différentes?
- Qu’est-ce qui va arriver avec les travailleurs occasionnels et les travailleurs à la demande dont l’employeur est essentiellement une application sur leur téléphone?
L’état de la paie—2025
Avant l’utilisation massive de l’automatisation, il y avait des limites pratiques auxquelles les entreprises devaient faire face lorsqu’elles devaient payer un grand nombre de personnes.
Si vous deviez payer 10 000 personnes, il fallait vous assurer qu’il y ait un nombre suffisant de représentants du service à la clientèle, avec un nombre adéquat de téléphones, pour résoudre les problèmes quand quelque chose tourne inévitablement mal le jour de paie.
Il en va de même pour le traitement des paiements — avant, il fallait une équipe importante, toutes travaillant dans le même bureau, pour traiter tous ces chèques, avantages et dépenses à temps. Et plus de travailleurs sur votre liste de paie signifiait plus de membres d’équipe, de plus grands bureaux, et plus d’ordinateurs et de téléphones.
Cependant, au cours des 5 à 10 dernières années, plusieurs de ces limites ont été levées, et les entreprises constatent d’énormes gains d’efficacité ainsi qu’une nouvelle capacité à croître rapidement. Plateformes pouvant être utilisées depuis les téléphones des travailleurs (comme le Raise Permettre aux travailleurs de faire eux-mêmes une grande partie du travail de paie, sans être limités par la taille de votre service de paie.
Ajoutez à cela des automatisations qui scannent votre base de données de paie à la recherche d’erreurs et d’incohérences, et tout à coup, ces nuits blanches 26/an, alimentées par la caféine, pour votre équipe de paie deviennent beaucoup plus gérables — avec la technologie qui fait la majeure partie du travail, il y a moins de charge pour les humains à faire des piles et des piles de travail manuel (comme la saisie de données) pour une échéance de paie imposante et rigide.
L’essor du troisième parti
Environ 12% des entreprises externalisent la paie, et dans certains secteurs, ce chiffre est beaucoup plus élevé. Les avantages d’utiliser un fournisseur pour gérer vos besoins en paie dépendent vraiment de la complexité de ces besoins.
Avec une main-d’œuvre réduite à un ou deux pays, gérer la paie en interne peut avoir du sens. Il y a très peu de risques pour les employeurs parce que le volume de traitement est gérable — toute exception pouvant entraîner des risques de conformité, comme les travailleurs indépendants, les T4 et les W2, peut être gérée au cas par cas (à condition d’avoir quelqu’un dans l’équipe qui comprend la différence!).
Mais dans la main-d’œuvre d’aujourd’hui, avec un grand nombre de travailleurs à distance dans diverses juridictions et une plus grande dépendance à la technologie pour gérer la taille et la complexité des projets de paie, cela devient beaucoup plus risqué. Pour les petites ou moyennes entreprises en particulier, la mauvaise classification et les poursuites judiciaires qui en découlent pourraient poser un énorme problème. Et plutôt que de créer des équipes internes de conformité, de plus en plus d’employeurs commencent à envisager d’externaliser leurs services de paie et d’agent de dossier (EOR) / agent de dossier (AOR).
Un rapide coup d’œil à l’économie des petits boulots illustre pourquoi c’est si important en ce moment. Vous avez probablement déjà vu certaines nouvelles sur la classification des travailleurs de petits boulots, car à certains égards ils travaillent comme des employés et d’autres non.
Et comme une grande partie des fonctions RH typiques d’Uber et autres sont principalement gérées par la technologie plutôt que par des personnes, il y a de gros écarts entre l’automatisation et le service à la clientèle pour ceux qui en ont besoin. Demandez simplement à la dame dont Uber est partie accidentellement avec son enfant de cinq ans, et on lui a dit qu’Uber ne fournirait pas les coordonnées du chauffeur sans un formulaire standardisé.
Il est important de noter que bon nombre de ces enjeux découlent d’une décision consciente prise par les entreprises — essayer de réduire les coûts liés à la paie et aux charges EOR sans investir dans du personnel de soutien formé et qualifié.
Blâme mon IA
Les systèmes qui automatisent les processus humains peuvent être fortement exposés aux risques sans supervision humaine adéquate; et les entreprises qui tentent de réduire les coûts pour être compétitives peuvent le faire au risque des entreprises qui les embauchent.
Avec la capacité accrue d’intégrer plus rapidement plus de sous-traitants, il y a plus d’exposition à des problèmes et des risques — que les entrepreneurs n’utilisent pas correctement les systèmes en libre-service ou ont trouvé des moyens de les manipuler; que votre IA a rencontré une situation qu’elle ne comprend pas et commet une erreur critique; Ou que vos travailleurs stagiaires rencontrent des problèmes techniques et doivent attendre des heures une équipe de soutien artificiellement petite et surchargée.
Mais du moins jusqu’à présent, blâmer votre IA n’est pas une vraie défense légale — les employeurs sont responsables de toute décision bâclée prise par leur technologie. Cela signifie que pour de nombreuses entreprises, les programmes qui combinent puissance humaine et technique sont souvent les meilleurs pour faire évoluer les opérations tout en atténuant les risques.
Les coûts de ne pas être sûr à 100%
L’an dernier seulement, une entreprise de transport routier californienne a versé 4,2 millions de dollars dans un procès pour une mauvaise classification de travailleurs liée aux IC.
Bien que ce soit un exemple frappant, les poursuites à plus petite échelle sont assez courantes — alors que la technologie continue de modifier la relation employeur/employé de façons nouvelles et complexes, de plus en plus d’entreprises trouvent de la valeur à externaliser leurs besoins EOR et de paie.
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